Entbürokratisierung bei der Erbringung von Leistungen der Eingliederungshilfe
Berlin, 13.03.2025
Aktuell besteht in vielen Bereichen Fachkräftemangel, auch im Bereich der Eingliederungshilfe. Dabei trifft der Fachkräftemangel gleichermaßen die zuständigen Behörden wie die Leistungserbringer. In dieser Situation wird vielerorts über ein Übermaß an bürokratischen Verfahren und die daraus entstehenden Herausforderungen für die (zu wenigen) Fachkräfte gesprochen.
Auch im Sondierungspapier von CDU/CSU und SPD wird darauf Bezug genommen:
"Bürokratie rückbauen: Überbordende Bürokratie werden wir zurückbauen, etwa durch die Abschaffung von Berichts-, Dokumentations- und Statistikpflichten."
Hiermit legen wir eine Zusammenstellung bürokratischer Verfahren in der Eingliederungshilfe sowie Vorschläge zur Vereinfachung dieser Verfahren vor.
1. Bedarfsermittlung und Bewilligung von Leistungen
Der Bedarf von Menschen mit Behinderung an Eingliederungshilfe wird gemäß § 118 SGB IX ermittelt. Die Träger der Eingliederungshilfe setzen hierfür unterschiedliche Bedarfsermittlungsinstrumente ein, die sich an der ICF orientieren. Diese individuelle ICF orientierte Bedarfserhebung ist wichtig, um passgenaue Leistungen anbieten zu können. Einzelne Instrumente der Bedarfsermittlung werden in der Praxis jedoch als zu umfangreich und kompliziert empfunden. Deshalb wird aktuell in verschiedenen Bundesländern über eine Vereinfachung der Bedarfsermittlungsinstrumente beraten.
Die Fachverbände für Menschen mit Behinderung regen an, den Weg einer unabhängigen und bundesweit einheitlichen Bedarfsfeststellungsstruktur erneut zu prüfen. Die bestehenden und neu entwickelten Instrumente sollten zu einem einheitlichen und unkomplizierten Verfahren zusammengefasst werden.
Darüber hinaus sollte auch der Rhythmus der Bedarfsermittlung überprüft werden. Gerade bei erwachsenen Leistungsberechtigten ist die Bedarfslage häufig über einen längeren Zeitraum gleichbleibend. Deshalb sollte auf eine Überprüfung des Bedarfs nach spätestens 2 Jahren durch den Leistungsberechtigten verzichtet werden können und die Frist sich dann auf fünf Jahre verlängern. Bei wechselndem Bedarf oder akuten Anlässen muss jedoch problemlos und verpflichtend auch früher eine Bedarfsüberprüfung eingefordert werden können.
Bescheide zur Bewilligung von Leistungen sind entgegen höchstrichterlicher Rechtsprechung (vgl. BSG 28.1.2021 AZ B 8 SO 9/19 R) und trotz gleichbleibender Bedarfe häufig auf ein Jahr befristet. Die dadurch erforderliche Neubescheidung bedeutet für Leistungsträger wie Leistungserbringer teilweise einen erheblichen Verwaltungsaufwand.
Eine Standardisierung von Verfahren wäre für die große Mehrzahl der Fälle angemessen, könnte Klarheit bei den vorzulegenden Unterlagen bringen und würde deshalb eine Vereinfachung für Antragsteller*innen bedeuten.
Diese Maßnahmen würden auch zu einer Arbeitsentlastung beim Leistungsträger beitragen und es so möglich machen, die vorhandenen Ressourcen effektiver und bedarfsgerechter für diejenigen Fälle zu nutzen, die aufgrund besonderer Versorgungskonstellationen einer intensiveren Betrachtung bedürfen. So könnten freiwerdende Ressourcen dafür genutzt werden, insbesondere bei Menschen mit Mehrfachdiagnosen und/oder herausforderndem Verhalten eine gründliche biografische und multiperspektivische Bedarfsermittlung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Unterstützungsangebote zu ermöglichen. Dies könnte zu einer deutlichen Verminderung von Leid und zur Stabilisierung der Personen führen.
Auch sind die Verfahren bis zur Erteilung von Bescheiden häufig überlang und stellen Leistungsberechtigte wie auch Leistungserbringer vor große Probleme. Daher ist es erforderlich, die Genehmigungsfiktion und die Regelungen zur Selbstbeschaffung der Leistungen gemäß § 18 Abs. 4 SGB IX nach 3 Monaten auch in der Eingliederungshilfe gelten zu lassen, um eine bedarfsgerechte Leistungserbringung zu ermöglichen.
Anträge und Verfahren zur Bewilligung von Leistungen sollten digitalisiert, standardisiert und vereinfacht werden, da die aktuellen Abläufe häufig mit zu großen Zeitverzögerungen und umfangreichen Schriftwechseln verbunden sind. Dies führt bei Leistungsberechtigten, Leistungsträgern und Leistungserbringern gleichermaßen zu einem hohen Zeitaufwand. Zur Verkürzung der Verfahrensdauer sollten die Fristen der Untätigkeitsklage in § 88 SGG bei Antrags- und Widerspruchverfahren gekürzt und die Anforderungen an eine Untätigkeitsklage reduziert werden.
2. Dokumentation zum Nachweis erbrachter Leistungen
Zum Leistungsnachweis sind häufig sehr kleinteilige Dokumentationen der Leistungserbringer erforderlich, wobei die Zeit zum Führen des Leistungsnachweises von der direkten Unterstützung von Menschen mit Behinderung abgeht. Auch die Prüfung durch den Leistungsträger ist aufwendig.
Daher ist es wichtig, möglichst bundeseinheitliche effektive, auch digitale Formen der Dokumentation weiterzuentwickeln und dabei vor allem Schnittstellen zur Freigabe oder Prüfung sicherzustellen. Dies könnte zum Beispiel durch eine gemeinsame Dokumentation, die alles umfasst, erreicht werden, in die Entwicklungsberichte der WfbM und aus der Sozialen Teilhabe wie auch die Feststellungen des Gesamtplans sowie die Zuordnung zu Leistungsgruppen in Verbindung mit der ordnungsrechtlichen Dokumentation (z.B. Meldung von besonderen Vorkommnissen, Beteiligung an Selbstvertretungsorganen, Beschwerden etc.) einfließen. Auf einen zusätzlichen Metzlerbogen sollte dagegen verzichtet werden. Auch hier könnten mehrperspektivische Fach- und Entwicklungsgespräche (z.B. in der Persönlichen Zukunftsplanung) zu mehr Sicherheit für alle Beteiligten und vor allem zu mehr gewünschten Wirkungen für Leistungsberechtigte führen als kleinteilige, aufwändige Dokumentationspflichten.
Besonders aufwendig ist auch die Unterscheidung der Durchführung von Leistungen durch unterschiedlich qualifizierte Mitarbeiter*innen. Die Dokumentation muss zwar die Erfüllung der Fachkraft-Quote täglich nachweisen, aber eine detaillierte Auflistung pro Leistungsberechtigten mit den einzelnen Fachleistungsstunden und der Angabe, ob es sich um eine Fachkraft handelt, die jeweils vom Leistungsberechtigten quittiert werden, sollte nicht mehr erforderlich sein.
Mit der aktuell sehr detaillierten Dokumentation ist auch das Verfahren zur Abrechnung von Leistungen häufig langwierig und Zahlungen bereits erbrachter Leistungen erfolgen sehr spät. Daher ist es erforderlich ein verpflichtendes Zahlungsziel festzulegen.
In der Abrechnung mit Pflege- und Krankenkassen ergeben sich zusätzliche Anforderungen durch je nach Kasse unterschiedliche Formulare und unterschiedliche Abrechnungssysteme. Hier könnte es hilfreich sein, Verfahren und Formulare zu vereinheitlichen sowie bestehende digitalisierte Verfahren in der Abrechnung mit Pflege- und Krankenkassen zu nutzen.
3. Dokumentation aus ordnungsrechtlichen Verpflichtungen
Zunächst sollten im Ordnungsrecht die Dokumentations- und Kontrollpflichten überprüft werden, da sie zum Teil sehr umfassend und detailliert sind und sich auch überschneiden.
Auch hier wäre es sinnvoll, Dokumentationen zusammenzufassen und in digitaler Form zu ermöglichen. So könnte die mehrfache Dokumentation gleicher Sachverhalte vermieden werden. In einem digitalen Dokumentationssystem könnten in strukturierter Weise unterschiedliche Berichtspflichten zusammengeführt werden:
• Dokumentation des eingesetzten Personals (mit Erfüllung der Fachkraft-Quote, Besetzung der Nachtwache und Anzahl des Personals sowie die Besetzung der jeweiligen Schichten)
• Dokumentation besonderer Vorkommnisse und freiheitsentziehender Maßnahmen sowie der Begehungen durch Betreuungsrichter
• Medikamentenbezogene Protokolle, Medizinschrankberichte, Dokumentationen für das Gesundheitsamt und die Prüfung des Medizinischen Dienstes der Krankenkassen
• Nachweis der Prüfung von Elektrogeräten; alle Dokumentationen zu Küchengeräten, Thermostaten, Steckdosen und zum Brandschutz
4. Allgemeine Anforderungen und Zusammenarbeit
Schon durch den aktuell bestehenden Personal- und Fachkräftemangel ist es schwierig, standardisierte Verfahren und Abläufe zu entwickeln, auch die Erreichbarkeit zur raschen Klärung ist erschwert und verlängert die Dauer von Verfahren. Dabei könnte eine Reduktion der Anforderungen durch Vereinfachung zur Ressourcenschonung auf allen Seiten (Leistungsberechtigten, Leistungsträger und Leistungserbringer) beitragen. Besonders hilfreich und eine Erleichterung für alle Beteiligten wären standardisierte Verfahren und Leitlinien zur einheitlichen Bearbeitung.
Eine einfache und doch wirkungsvolle Maßnahme zum Bürokratieabbau wäre die Einführung der Unterschrift in Textform. Für die Gültigkeit von Vereinbarungen und Kostenzusagen ist es bisher erforderlich, dass diese mit Originalunterschrift versehen sind. Dies ist zeitaufwändig, nicht nachhaltig und geht zu Lasten der schnellen und bürokratiearmen Unterstützung von Menschen mit Behinderung. Daher muss eine Regelung im SGB IX geschaffen werden, dass Kostenzusagen von Leistungsträgern und Vereinbarungen auch dann rechtsgültig sind, wenn sie in Textform, d.h. lediglich in digitaler Form bzw. per E-Mail gezeichnet sind.
Der im Sondierungspapier beschriebene Bürokratieabbau trifft aktuell auf eine ständige Zunahme von Eintragungs-, Dokumentations- und Berichtspflichten. Dies betrifft Eintragungen in vielfältigen Registern, für unterschiedlichste Statistiken mit sich überschneidenden Bereichen oder ähnlichen Daten, gestiegene Anforderungen an Arbeitszeitdokumentation etc., wie sie für alle Unternehmen in Deutschland gelten. Diese stellen Einrichtungen und Diensten der Eingliederungshilfe aber vor besondere Herausforderungen, so bspw. die Arbeitszeitdokumentation in ambulanten Settings oder der Arbeitsschutz auch für ehrenamtlich Engagierte, der Datenschutz und komplizierte Steuerungsregelungen für unterschiedliche Sphären der Leistungserbringung.
Da die den oben angesprochenen Bereichen zugrundeliegenden Vorschriften und Regelungen auf unterschiedlichen Ebenen liegen sowie übergeordnete Ziele und Schutzzwecke verfolgen, ist eine Reduktion vielfach nicht einfach.
Dennoch wäre es sinnvoll, wie im Sondierungspapier beschrieben, Anforderungen zu verringern (auch mit Ausnahmeregelungen), Dokumentationen zu vereinheitlichen und zusammenzuführen (mit gemeinsamer Datennutzung), Aufbewahrungsfristen zu vereinheitlichen, eine Pauschalierung beim Vorsteuerabzug und einheitliche Abschreibungsvorschriften einzuführen sowie bei neuen Vorschriften Ausnahmen für die Behindertenhilfe zu prüfen.
Für eine bedarfsgerechte und menschenrechtlich ausgerichtete Eingliederungshilfe wäre es wichtig, personelle und finanzielle Ressourcen, die durch den Abbau komplizierter bürokratischer Anforderungen gewonnen werden, in die Stärkung einer effektiven, personenzentrierten und sozialraumorientierten fachlichen Zusammenarbeit, mit persönlicher Begegnung und persönlichem Austausch von Leistungsberechtigten, Leistungsträgern und Leistungserbringern zu investieren.